Buscar oficina: 10 cosas a tener en cuenta

¿Quieres cambiar de oficina y no sabes por dónde empezar para buscar una nueva? La ubicación, las licencias, las superficie, los accesos, la renta, las garantías… Hay muchos aspectos que deberás valorar para buscar la oficina perfecta y elegir bien.

A la hora de buscar un espacio para trabajar las empresas tienen varias opciones:

• Trabajar desde casa para ahorrar costes fijos.
• Alquilar un espacio en un coworking, que podrán pagar por horas y utilizar cuando lo necesiten.
• Alquilar un despacho en una oficina compartida, de esa forma se comparte el pago de gastos.
• Tener una oficina en alquiler. Esta opción te dará la independencia que necesitas y te permitirá ofrecer una buena imagen frente a tus clientes, empleados y proveedores.

La opción que elijas dependerá de las necesidades que tengas en cada momento y del tipo de actividad que realices.

Aspectos importantes a la hora de buscar oficina

Es esencial que tengas claro lo que buscas y para ello tendrás que analizar antes una serie de elementos. En base a nuestra experiencia en el sector de oficinas podemos destacar los siguientes aspectos esenciales a la hora de buscar oficina:

1# La superficie

La primera pregunta que te tendrás que hacer es ¿Cuántos metros necesito? Para ello valora el estado actual de tu empresa, el número de trabajadores, las necesidades de espacio y las previsiones de futuro en cuanto al crecimiento. Por lo general, se suele calcular que por persona son necesarios entre 10 y 15 metros cuadrados construidos, dependiendo de si existen muchos despachos o se trabaje en un espacio diáfano.

Ten en cuenta que existe una diferencia entre la superficie construida y la útil de forma que la construida incluye una participación en los elementos comunes. La diferencia entre la útil y la construida suele estar entre un 15 y un 30%.

2# La distribución

¿Buscas un espacio abierto sin despachos y salas de reunión o prefieres un espacio con compartimentos? La tendencia en las oficinas suele ser a tener espacios abiertos para fomentar la existencia de equipos, la comunicación y el intercambio de ideas.

Puede que necesites algún despacho, office o sala de reunión, por lo que cuando elijas oficina tendrás que cotejar que se pueden tener esos compartimentos.

3# La ubicación

¿Quieres estar en el centro de la ciudad o prefieres estar en un lugar más alejado? La ubicación es un factor esencial para muchas empresas y va a depender de la actividad de la empresa y de la forma de relacionarse con los clientes. Si vas a recibir a muchos clientes en tu oficina quizás te interese un lugar más accesible y céntrico.

Lo aconsejable es que definas dos alternativas en cuanto a zonas para ubicar tu oficina, de forma que puedas valorar más opciones. No obstante, no solo tendrás que valorar la ubicación sino la accesibilidad (carreteras, medios de transporte) o la cercanía a otras oficinas o zonas comerciales (restaurantes, bares, tiendas etc.).

4# Las condiciones económicas

La renta es uno de los primeros datos que pedirás al propietario. En el mercado de oficinas se suele dar un precio por metro cuadrado/mes. Ten en cuenta que junto con la renta y de forma separada, se suelen repercutir al inquilino los gastos de comunidad o el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI). En el caso en que quieras alquilar plazas de aparcamiento debes saber que, por lo general, suelen cobrarse por separado respecto a la renta de la oficina.

5# Las garantías

Para garantizar el pago de la renta y demás condiciones del contrato, el propietario te solicitará la entrega de dos mensualidades de renta en concepto de fianza legal y lo habitual es que te pida una garantía adicional.

La garantía adicional puede ser:

• Un aval bancario: un banco garantiza el pago para el caso de que el inquilino no pague.
• Una carta de patrocinio: si se trata de una empresa que pertenece a un grupo de empresas la empresa matriz puede avalar a la filial.
• Un depósito en garantía: se trata de una cantidad de dinero que el inquilino entrega al propietario como garantía del cumplimiento del contrato.
• Un afianzamiento por parte de un administrador: un administrador de la sociedad garantiza las obligaciones que asume la sociedad en el contrato de alquiler.

El aval bancario y el depósito son las dos garantías más utilizadas en el alquiler de oficinas.

6# Instalaciones y servicios

A la hora de elegir oficina ten en cuenta tus necesidades en cuanto a suelo técnico, aire frío/calor sectorizable, control de acceso 24 horas, conserje o plaza de garaje en el mismo edificio o en un edificio cercano.

7# Duración del contrato

La duración en este tipo de contactos se pacta libremente entre el propietario y el inquilino. En el mercado de oficinas lo habitual es que se pacte una duración del contrato de entre tres y cinco años. En relación al obligado cumplimiento para el arrendatario se suelen pactar entre dos y tres años. Cuando termina el contrato se suele pactar un nuevo contrato con nuevas condiciones.

8# Licencias

En cuanto a la licencia de actividad ten en cuenta que como inquilino tendrás que tramitarla, por lo que tendrás que asegurarte de que la oficina es apta para el uso que le quieres dar. Lo más aconsejable es que acudas al ayuntamiento del lugar en el que se encuentra la oficina y te informes sobre los requisitos que debe cumplir la oficina en cuanto a capacidad, accesibilidad, evacuación y salubridad.

9# Ayuda para buscar

Si buscas una oficina lo más aconsejable es que contactes con consultoras inmobiliarias especializadas en este sector para que te orienten en base a tus necesidades y puedas encontrar la oficina perfecta.

Te podrán ofrecer las oficinas que tengan en cartera y harán un filtro inicial para que visites oficinas que te puedan cuadrar en base a lo que necesitas, por lo que ahorrarás tiempo y dinero.

10# Negociación

Antes de decidirte por el alquiler de una oficina concreta busca y compara distintas opciones y negocia todos los aspectos del contrato: precio, garantías, duración, gastos etc. Ten en cuenta que el precio inicial que pide el propietario puede variar en relación al precio final en el que se alquila la oficina.

Ten en cuenta que en la negociación ambas partes deben ganar para alcanzar un acuerdo satisfactorio, por lo que, por ejemplo, si solicitas una bajada de renta, puedes ofrecer una duración más larga del contrato.

Como ves son muchos los aspectos que deberás tener en cuenta a la hora de buscar oficina, por lo que te aconsejamos que busques el asesoramiento de expertos para ahorrar tiempo y dinero. Contacta con nosotros y te informamos de todo lo que necesites.