4 claves fundamentales para realizar la implantación de tu oficina con éxito

Una vez que hemos elegido la zona, el edificio y el tipo de planta de la oficina, Victor Golvano especialista en implantación y optimización de oficinas, con más de 20 años de experiencia en espacios de trabajo, y partner de Nirvana Real Estate, nos hace sus recomendaciones para abordar con éxito la adecuación de tu próxima sede.

¿Qué pasos puedes seguir para que la implantación de tu oficina sea perfecta?

Elegir la oficina adecuada requiere seguir una serie de pasos:

• Listado de necesidades

Una de las primeras cosas que debemos hacer es un listado de los distintos departamentos, dependencias, despachos y zonas comunes, así como una previsión de las necesidades reales que tenemos a corto y medio plazo.

A continuación, asignaremos la superficie ideal de cada una de ellas. Para ello debemos tener en cuenta que la normativa nos exige un mínimo de 10 m² por persona, y que en ellos van incluidos la parte proporcional de zonas comunes, archivo, salas de reunión, despachos, etc.

Con este esquema podemos tener una noción bastante precisa de las dimensiones de nuestra futura oficina y contar con nuestro potencial de crecimiento a medio plazo para optar a una buena elección.

• Las Condiciones arquitectónicas

El siguiente detalle a tener en cuenta son los condicionantes arquitectónicos dentro de la propia oficina. Para ello debemos observar la estructura y proporciones de la misma y si ésta se acomoda a nuestras necesidades, dado que el aprovechamiento de la superficie no es siempre igual.

Para que nos hagamos una idea rápida de lo que queremos decir, supongamos que buscamos una oficina de 1.000 m² y encontramos dos que se acomodan a estos parámetros. Una de ellas tiene una estructura en planta de 20 x 50 m y la otra es de 2 x 500 m. Lógicamente, esta última opción no existe pero nos da una idea muy gráfica de lo que queremos expresar y los inconvenientes que debemos sortear. Tampoco es lo mismo si una de ellas es diáfana y la otra tiene una estructura de pilares cada 4m.

• La importancia del mobiliario

Como consecuencia de los condicionantes arquitectónicos es aconsejable solicitar asesoramiento en los aspectos arquitectónicos, que se deberá aliar con una buena implantación y distribución de mobiliario, sabiendo reutilizar lo que tenemos y valorando la incorporación del nuevo como un elemento que juega a nuestro favor, es decir, considerándolo como una inversión más que como un gasto.

Las claves de nuestro éxito serán una distribución adecuada de la superficie, aprovechando los posibles defectos estructurales para convertirlos en virtudes y una selección adecuada del mobiliario para llevar a cabo una implantación que juegue a favor de nuestros intereses.

• No olvides otro punto importante: el acondicionamiento

Finalmente, proyectaremos el acondicionamiento de las distintas zonas para hacer de nuestra oficina un entorno amigable. Además de la existencia de elementos funcionales como suelos técnicos, techos registrables, etc., haremos hincapié en los elementos más intangibles pero no por ello menos importantes.

1. La iluminación. Además de la luz natural, es importante disponer de una iluminación interior de calidad con diversos tratamientos para las distintas zonas, para los diferentes momentos del día, para las distintas situaciones, en definitiva, para las distintas necesidades.
2. La acústica. El ruido es uno de los elementos de contaminación más habituales en los entornos de trabajo, y no siempre el espacio arquitectónico juega a nuestro favor, lo que nos lleva a elevar el tono de voz, que deriva en falta de concentración y productividad, dificulta la comunicación y aumenta los niveles de estrés. Un buen acondicionamiento acústico, asociado a una buena elección de los materiales, tanto en instalaciones como en mobiliario, nos ayudan a neutralizar este factor, permitiéndonos alcanzar niveles de confort óptimos.
3. La ergonomía. Diseñar el puesto de trabajo es más que elegir una bonita mesa y una silla moderna. Su funcionalidad  marcará los criterios de selección del mobiliario que precisamos, prestando especial atención a la sillería por ser éste un elemento que debe interactuar con el movimiento de nuestro cuerpo y cuidar de nuestra salud postural.
4. La climatización. En este aspecto nos encontramos con el eterno dilema: el control de la temperatura. Algo tan obvio y tan subjetivo. Contar con sistemas que nos permitan regular las distintas zonas de forma independiente dando solución a las distintas cargas energéticas y necesidades sin olvidarnos de la correcta renovación del aire.
5. El color. Un cromatismo monocromo o multicolor preferiblemente con predominio de tonos claros en paramentos verticales, contribuye a crear un ambiente estimulante.
6. Las zonas comunes. Disponer en nuestra oficina de zonas de uso común como cocina, comedor o salas de relax, no sólo significa que se empleen para el uso al que se destina, también son espacios sociales que sirven para cohesionar relaciones entre compañeros y colaboradores, compartir ideas y por qué no, trabajar de otra manera.

No podemos olvidar que las oficinas no son sólo espacios para trabajar, son también espacios para vivir.